PASO 3: MONITOREAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

1)    Definir roles y periodicidad de monitoreo

Se define quien es el encargado o encargados de recopilar, registrar y analizar la información real del proyecto. Y el periodo de tiempo en el cual se procederá a recopilar la información, esta información será registrada en la Tabla 62.

Se recomienda que la información sea centralizada hacia una persona o equipo de personas, para que estas elaboren los reportes y realicen los controles respectivos. La periodicidad de entrega se debe definir por el responsable que gestiona la información para el cliente.

Se recomienda que sea semanalmente y mensualmente en detalle. Se registrarán los responsables por especialidad.

Tabla 62: Asignación de responsables

Descripción	Encargado
Elaboración de Reportes	Colocar el nombre
Recopilar e Integrar Información	del encargado
Alcance	de las labores necesarias de los pasos
Tiempo
Costos
Riesgos
Interesados
Calidad

Fuente: Elaboración Propia

2)    Controlar la integración de las líneas base el proyecto

El control integrado establece el valor de 1 para todas las Líneas base en el inicio, y para cada fecha de corte se compararán los cambios Se establece una medición relativa para cada línea base para medir cuando varían. La Tabla 63, muestra cómo se deberá de llevar el control integrado del proyecto.

Tabla 63: Control de líneas base del proyecto

									Fecha de Corte
									fecha
		Descripción de información					Valor Planificado L.B:	VALORES IDEALES	Valor Real	INDICADOR
Alcance		Paquetes de Trabajo					7	1	7	1.00
Calidad		Observaciones Documentadas					0	1	2	1.25
Costos		Desempeño del Costo ($)					1	1	1.1	1.10
Interesados		Suma de Clasificación por Participación					8	1	12	1.50
Tiempo		Desempeño del Cronograma (t)					1	1	0.85	0.85
Riesgos		Cantidad de Riesgos					10	1	10	1.00
	Valores de Aceptación		INDICADOR	SIGNIFICADO
	Alcance		Menor que 1	Sin aumento de Paquetes de trabajo
	Calidad		Igual a 1	Sin aumento en las observaciones
	Costos		Mayor que 1	Por debajo del costo Planificado
	Interesados		Mayor que 1	Involucramiento de Interesados acercándose al deseado
	Tiempo		Mayor que 1	Por Debajo del tiempo planificado
	Riesgos		Menor que 1	sin incremento en la probabilidad de impacto en el proyecto

Fuente: Elaboración Propia

3)    Actualización de líneas base y control de cambios.

En la Tabla 64 se registran todos los cambios realizados a las líneas base del proyecto. Es importante colocar solamente cambios aprobados.

Tabla 64: Control de cambios

Ítem	Descripción	Duración	Monto	Cambio en:	Valor Previo	Nuevo Valor

Fuente: Elaboración Propia

PASO 2: CONTROLAR LA CALIDAD DEL PROYECTO

3) Seleccionar una herramienta para el control de la calidad

Con la información brindada, se procederá a elegir una herramienta para el control de calidad.

Se recomienda comenzar con un Checklist (Tabla 56), con referencia en la tabla de la Línea Base creada, para poder identificar los cambios y el cumplimiento de los criterios de calidad elegidos.

Tabla 56: Checklist para el control de la calidad

				Cumplimiento
ID	Actividad	Criterios de Evaluación	Medidas Preventivas	SI	NO	Medidas Correctivas	Mejoras
1	Colocar las actividades	Especificación de la norma	Indicar los procedimientos		X	Si no se cumplen	Colocar
2	del EDT.	o requerimiento del cliente	o medidas que se	X		las medidas	mejoras del
3			adoptaran para prevenir	X		desarrollar método	proceso
4			los errores potenciales		X	para corregir falla	de la actividad
5
6
				(*)	Total

Fuente: Elaboración Propia

(*)  Se suman las medidas correctivas y las mejoras

De no cumplirse los niveles de calidad de la línea base. Ya sea por error en la ejecución, o un proceso defectuoso, se pueden registrar las medidas correctivas y mejoras, obteniendo también una base de datos.

El Control de Calidad deberá ser ejecutado según el nivel requerido para el cumplimiento de lo validado como línea base.

3.1) Protocolos

Este documento de control, deberá tener las reglas y procedimientos a respetar y realizar para lograr una buena ejecución de la actividad.

Al tener los vistos buenos de todas las partes involucradas de la actividad, se vuelve en un documento de aceptación del trabajo, Un ejemplo de Protocolo se muestra en la Tabla 57.

 

 

Tabla 57: Ejemplo de formato de protocolo

 

Fuente: Elaboración Propia

3.2) No Conformidades

En caso se encuentre alguna observación de calidad a los trabajos, se podrá utilizar el siguiente formato, para registrar el rechazo o corrección del trabajo.

Al tener los vistos buenos de todas las partes involucradas en el proyecto, se vuelve en un documento de aceptación de trabajos.

 

 

3.3) Punch List

El Punch List es un cuadro que ayuda a controlar los entregables del proyecto que ya han sido completados, así como tener un registro de cuales han sido observados y deberán corregirse para tu aceptación.

Se deben realizar recorridos con el cliente y contratista para levantar las observaciones de los entregables terminados.

La Tabla 58 es una lista de las observaciones del cliente al constructor para que se pueda declarar como aceptado y concluido el entregable.

Tabla 58: Ejemplo de Punch List

PUNCH LIST

Disciplina :

Contrato y Contratista :

Etapa y Proyecto

Fecha y Hora :

Preparado por :

02

Fecha

Responsable

RESTRICCION / OBSERVACION

Revisión:

Ítem

Área

Sub Área

Disciplina

Descripción / Deficiencia

Generación

Termino

Ejecución

Estado / V°B°

TOTAL

PENDIENTE

CERRADOS

Fuente: Elaboración Propia

 

3.4) Checklist (Lista de verificación)

Estas listas son un método rápido para el control del trabajo, en el cual se realiza un listado de actividades y el estado de cumplimiento o revisión de estos.

Su rapidez y facilidad de uso, la hacen un método simple de utilizar, pero se recomienda siempre organizar y codificar la información. Es importante conseguir la aprobación de este documento para que tenga valor oficial, La Tabla 59, muestra un ejemplo de Formato de lista de verificación (Checklist).

Tabla 59: Ejemplo de Checklist

Fuente: Elaboración Propia

PASO 2: CONTROLAR RIESGOS

• Controlar riesgos

Con la Información de riesgos, se definirá cada cuanto tiempo se revisará la variación de los riesgos u oportunidades y se colocará la información en la Tabla 54. Se recomienda revisar mensualmente. Y de ser necesario, buscar nuevas acciones o estrategias respecto a estos.

Si a una actividad se le realizo el análisis cualitativo y cuantitativo, en el cuadro se deberá colocar los resultados de análisis cuantitativo.

 

 

 

 

Tabla 54: Control de riesgos

Id	Actividad	Categoría	Riego u oportunidad	Descripción del riesgo/oportunidad	Importancia	Análisis cualitativo o cuantitativo	Impacto	Probabilidad	Probabilidad x impacto o VME	Impacto	Probabilidad	Probabilidad x impacto o VME	Variación	Nueva acción a realizar
1	Colocar las actividades	ALCANCE	OPORTUNIDAD	Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra	Escala del 1 al 10	Cualitativo	1	10%	0.1	1	50%	0.5	INCREMENTÓ
2	del EDT.			expuesta.		Cuantitativo	5	S/.                                  500.00	2500	8	S/.                                     500.00	4000	INCREMENTÓ
3							7	30%	2.1	7	30%	2.1	SE MANTIENE
4							9	20.00	180	9	5.00	45	DISMINUYÓ

Fuente: Elaboración Propia

NOTA: Es recomendable que cuando se realice un contrato, se evalúen los riesgos de este.

PASO 2: CONTROLAR COSTOS ESTIMADOS

2) SELECCIONAR UN METODO DE CONTROL

2.1) Curva S

Con la información del Presupuestos y del cronograma, se elabora la Curva S, Para lo cual se suman los montos de las actividades a ejecutar según el cronograma. Obteniendo un Costo por periodo.

Una vez definida la unidad, se procederá a sumarla y agruparla por el periodo de tiempo elegido dentro del cronograma (semanas, días, horas) Luego dividirlo entre el total, para obtener un porcentaje programado. Para realizar el control, se colocará la información dentro de la Fila de Avance real tal como se muestra en la Tabla 40 pudiendo ser representado en una Curva “S” como la de la Figura 33.

 

 

Tabla 40: Avance acumulado real y programado

 

	Inicio	Periodo 1	Periodo 2	Periodo 3	Periodo 4	TOTAL
Avance Programado (S./)	S/.                                            –	S/. 1500.00	S/. 3,000.00	S/. 3,000.00	S/.1,000.00	S/.8,500.00
Avance Real (S./)	S/.                                            –	S/.1,000.00	S/. 1,500.00
Avance Programado (%)	0.00%	17.65%	35.29%	35.29%	11.76%
Avance Real (%)	0.00%	11.76%	17.65%	0.00%	0.00%
Avance Programado Acumulado	0.00%	17.65%	52.94%	88.24%	100.00%
Avance Real Acumulado	0.00%	11.76%	29.41%	29.41%	29.41%

Fuente: Elaboración Propia

Figura 33:            Ejemplo curva S

Fuente: Elaboración Propia

2.2) Método del Valor Ganado (EV)

Este Método permite medir el desempeño del proyecto. Integra las mediciones de Alcance, Costo y Cronograma. Trabaja con las siguientes variables, que se muestran en las Tablas 41,42 y 43,44 y la Figura 34:

Tabla 41: Valores de medición de desempeño

PV (Valor Planificado)	Costo Planificado del Trabajo Programado
EV (Valor Ganado)	Costo Planificado del Trabajo Realmente Ejecutado
AC (Costo Real)	Costo Real del Trabajo Realmente Ejecutado

Fuente: PMBOK5TA Edición

De estas variables se obtienen los siguientes indicadores:

Tabla 42: Indicadores del valor ganado

CV (Variación del Costo)	CV = EV – AC
SV (Variación del Cronograma)	SV = EV- PV
CPI (Desempeño del Costo)	CPI = EV / AC
SPI (Desempeño del Cronograma)	SPI = EV / PV

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Para obtener Proyecciones, se utilizan los siguientes indicadores.

Tabla 43: Indicadores de pronósticos de valor ganado

BAC (Costo al Termino)

EAC (Estimación al Termino)

ETC (Estimación para concluir el trabajo restante)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Figura 34:            Valor ganado en una fecha de corte

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Tabla 44 :            Proyección con respecto al desempeño del proyecto

EAC=	AC + ETC
EAC=	AC + (BAC – EV)
EAC=	AC + (BAC – EV)/ CPI
EAC=	AC + (BAC – EV)/ (CPI X SPI)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Índice de desempeño del trabajo por completar

Es el cociente del trabajo restante dividido entre los fondos restantes

TCPI basado en BAC:            Cuando se estima que se puede recuperar la meta

TCPI=      (BAC-EV)/ (BAC-AC)

TCPI basado en el EAC: Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC

TCPI=      (BAC-EV)/ (EAC-AC)

2.3) Tabla de comparativo de los costos

Este cuadro compara el presupuesto CAPEX (Capacidad de gasto), el costo aprobado y los indicadores del valor ganado, agrupa los costos en el tiempo, y permite dar estimaciones globales del estado de los costos del proyecto. Es una herramienta ideal cuando se manejan varios contratos.El formato de la tabla de comparativo de costos para un proyecto es como el que se muestra en la Tabla 45.

Tabla 45: Costo comparativo

Código	Descripción del contrato	Presupuesto CAPEX
		Presupuesto Original	Cambios Aprobados	Presupuesto Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar presupuesto	De existir cambios	Es la suma del presupuesto
	del Contrato	inicial del contrato	en el periodo colocar	Actual y los cambios
Código	Descripción del contrato	Costo Aprobado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar costo	Colocar adicional o	Suma del acumulado previo
	del Contrato	ya contratado	deductivo aprobado	y actual
Código	Descripción del contrato	Valor Ganado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Características del contrato	Valor ganado anterior	Valor ganado del periodo	Suma del acumulado previo y Actual
Código	Descripción del contrato	Tendencia	Desviación potencial	Forecast To Complete
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	La tendencia es un costo	La desviación potencial es	Es la suma de la tendencia
	del Contrato	estimado sin documentación	el costo documentado	y la desviación potencial
		escrita de variación	presentado al cliente para
			revisión

Fuente: Informes mensuales de obra, NCM

2.4) Tabla de control de egresos

Este cuadro se puede utilizar para proyectos más simples, o para  un control de costos diario o Semanal, solo es necesario detallar el gasto e ingreso, como un flujo de caja, del proyecto. El formato a utilizar deberá tener la información que muestra la Tabla 46.

 

 

 

Tabla 46: Control de egresos e ingresos

			EGRESOS		INGRESOS
CODIGO	FECHA	CATEGORÍA	MONTO	DESCRIPCIÓN	MONTO
Colocar aquí el código de EDT, RBS, o	Fecha de registro	MANO DE OBRA	S/.                           100.00	Describir gasto o ingreso
cualquier identificación que permita		INGRESO	S/.                           200.00		S/.                 2,000.00
integrarlo a las otras líneas base
TOTAL EGRESOS	S/.                                     300.00
TOTAL INGRESOS	S/.                                  2,000.00
MONTO A LA FECHA	S/.                                  1,700.00

Fuente: cuaderno de obra, construcción vivienda unifamiliar

PASO 3: CONTROLAR EL CRONOGRAMA

En este paso que se encuentra en la etapa de control se elegirá una herramienta de programación y la distribución de los recursos a través del tiempo.

1)   Seleccionar un método de control

8.1) Master Schedule o cronograma maestro

 

El cronograma Maestro o Master Schedule es una herramienta que plasma todo el alcance del proyecto. En caso de que existan varios contratistas, el cronograma maestro integra todos los cronogramas de los contratistas.

Es ahí donde se identifican restricciones, sobreasignación de recursos y cuellos de botella en el proyecto.

Deberá incluir hitos importantes del proyecto.

8.2) Curva S

Se procede a elaborar la Curva S con la información del Cronograma (fechas, duraciones, recursos).

Es necesario tener una unidad integradora para todo el proyecto, que generalmente es el Costo, pero también puede ser:

Horas Hombre

Unidad Equivalente

Una vez definida la unidad, se procede a sumarla y agruparla por el periodo de tiempo elegido dentro del cronograma (semanas, días, horas) Luego dividirlo entre el total, para obtener un porcentaje programado.

Para realizar el control, se colocará la información dentro de la Fila de Avance real, el avance programado y sus respectivos acumulados.

	Inicio	Periodo 1	Periodo 2	Periodo 3	Periodo 4	TOTAL
Avance Programado (und)	0	5	8	4	2	19
Avance Real (und)	0	2	3
Avance Programado (%)	0.00%	26.32%	42.11%	21.05%	10.53%
Avance Real (%)	0.00%	10.53%	15.79%	0.00%	0.00%
Avance Programado Acumulado	0.00%	26.32%	68.42%	89.47%	100.00%
Avance Real Acumulado	0.00%	10.53%	26.32%	26.32%	26.32%

 

Estos son los requerimientos básicos para realizar una curva S del control, los conceptos de valor ganado.

8.3) Programación Ganada

 

Programación Ganada es una herramienta que identifica el adelanto o retraso en unidades de tiempo, utilizando la información de la Curva S.

Dado que el SPI($) utilizado en el método del valor ganado, no representa con exactitud la eficiencia del proyecto, se recomienda utilizar el indicador de programación ganada SPI (t)  pues el SPI($) tiene una tendencia a retornar a 1 al final del proyecto. Lo cual genera una imprecisión al momento de medir la eficiencia en etapas avanzadas del proyecto. En cambio SPI(t) demuestra la verdadera desviación

 

	Valor Ganado (EVM)	Programación Ganada (ES)	Formula
Status del Proyecto	Valor Ganado (EV)	Programación Ganada (ES)	Numero de periodos de  tiempo completados a la fecha
	Costo Reall (AC)	Tiempo Real (AT)	El tiempo a la fecha
	Variación del Cronograma (SV)	SV(t)	ES – AT = SVt
	Indice de Desempeño del Cronograma (SPI)	SPI(t)	ES ÷ AT = SPIt)
Trabajo Futuro	Costo presupuestado del trabajo restante (BCWR)	Duración planificado del trabajo restante (PDWR)	PD – ES
	Estimado para Concluir (ETC)	Estimado para Concluir (tiempo) ETC (t)	EAC(t) – AT
Predicción	Variación a la conclusión (VAC)	Variación a la conclusión (tiempo) VAC (t)	PD – EAC(t)
	Estimación a la conclusión (EAC)	Estimación a la conclusión (tiempo) EAC (t)	ES+ETC(t)
	EAC Independiente (IEAC) (Cliente)	EAC Independiente (tiempo) IEAC(t) Cliente	PD ÷ SPIt = IEACt
	Indice de Desempeño del trabajo por Completar (TCPI)	Indice de Desempeño del trabajo por Completar TSPI (t)	(PD-ES)/(PD-AT) o (PD-ES)/(ED-AT)
*PD= Duración Planificada

 

8.4) Lookahead

 

El Lookahead es una herramienta que utiliza las actividades organizadas en el EDT y programa el avance de las próximas semanas.

Se deberá elegir un rango de semanas (de 3 a 5) hacia el futuro y una hacia atrás de la fecha de control.

Este cuadro ayudará a prever que actividades son necesarias para continuar con un correcto flujo de trabajo.

Su principal objetivo es controlar el flujo de trabajo, entendiéndose como la coordinación de diseño (planos), proveedores (materiales y equipos), recurso humano, información y requisitos previos, que son necesarios para que la cuadrilla cumpla su trabajo.

El PPC o Porcentaje Planificado Completado, indica tal como su nombre dice, el porcentaje ejecutado de la actividad respecto a lo que se planificó.

El Porcentaje se deriva de lo realmente ejecutado entre lo que se planificó.

De no haberse cumplido al 100% lo planificado, se llevará un control de causas que generaron dicho incumplimiento a fin de determinar las causas o agentes que causan estas restricciones en los trabajos.

Por esto es importante que los datos se revisen semanalmente, se registren y clasifiquen las causas y restricciones de los trabajos, de modo que estás puedan ser solucionadas y levantadas.

 

PASO 3: CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN Y PROMINECNCIA DE LOS INTERESADOS

Este paso, se encuentra en la etapa de monitoreo y control. Con los interesados identificados y clasificados se procederá a controlar la participación y compromiso de estos.

 

4) CONTROLAR  LA PARTICIPACIÓN Y PROMINENCIA DE LOS INTERESADOS.

 

En este cuadro se coloca la posición y prominencia de cada interesado, así como los niveles deseados de participación, permitiendo ajustar las estrategias para cerrar la brecha y mejorar el interés o actitud de los interesados

.

	CLASIFICACIÓN					ESTRATEGIAS Y ACCIONES A DESARROLLAR	MEJORÓ EL INTERES O ACTITUD DEL INTERESADO?
	POR PROMINENCIA			POR PARTICIPACIÓN
INTER.	ACTITUD	PRIORIDAD	TIPO	TIPO DESEADO	TIPO ACTUAL		SI	NO
INTER 1	NEGATIVA	MEDIA	5	4	1		X
INTER 2	POSITIVA	BAJA	3	4	4			X
INTER 3	POSITIVA	ALTA	7	4	3		X

PASO 2: CONTROLAR LO QUE SE VA A HACER

En este paso, que se encuentra en la etapa de monitoreo y control, se elegirá el método a utilizar, y se procederá a realizar el control del alcance.

 

Para Controlar el Alcance se utilizará el  EDT. Se verificará si la estructura se mantiene igual o si existe la necesidad de generar un nuevo paquete de trabajo.

Verificando en un rango de tiempo si es que ha existido variación o aparición de nuevos paquetes de trabajo, para luego decidir dónde colocarlos dentro de la EDT. Estos cambios deberán ser registrados, previa aprobación, en el  EDT.

Para evitar problemas y mantener la calidad de la información, se recomienda no reemplazar la numeración de ningún paquete de trabajo ya existente.

 

3) Seleccionar un método de control

Se proponen 3 métodos de control para el alcance, el usuario deberá de elegir el que se acomode mejor a sus necesidades y a la capacidad de su equipo de trabajo.

 

 

3.1) EDT/WBS:

Para poder realizar el control mediante el EDT, solamente es necesario el cuadro con los entregables o el grafico del EDT, y Cualquier variación deberá ser registrada en el mismo cuadro o gráfico.

Para evaluar la medición de la variación de la línea base, se Utilizará el siguiente indicador:

 

Periodos	T1	T2	T3	T4	T5
Indicador de Variación Alcance	1	1	0.95	1.1	1.15

3.2) EDT/WBS Y BIM:

Para poder controlar mediante BIM, se tomarán los datos generados en la etapa de planificación. Introduciéndolos en cada uno de los elementos del Modelo, de esta forma el Modelo BIM podrá mostrar la codificación del EDT del elemento, así como los supuestos y exclusiones de este. Pudiendo mostrar la información en vistas 3D o cuadros, según lo requerido.

3.3) EDT/WBS Y CUADROS CON MAPAS GRAFICOS

 

Para controlar mediante  un mapa gráfico, se necesitara tener las cantidades totales de cada entregable. Esta información se plasmara en un plano coloreado cuantificando el avance del trabajo.

ID	Entregable	Unidad	Cantidad Ejecutada	Cantidad Total
1	Entregable 1	Colocar aquí la unidad	Colocar aquí	Colocar aquí
1.1	Paquete de Trabajo A	mediante se controlará	lo que se asume	la cuantificación total
2	Entregable 2	los paquetes de trabajo	respecto a este	del entregable
2.1	Paquete de Trabajo B		entregable
2.2	Paquete de Trabajo C

 

Este método comunica de forma clara el status de avance  del trabajo.