PASO 3: CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN Y PROMINECNCIA DE LOS INTERESADOS

Este paso, se encuentra en la etapa de monitoreo y control. Con los interesados identificados y clasificados se procederá a controlar la participación y compromiso de estos.

 

4) CONTROLAR  LA PARTICIPACIÓN Y PROMINENCIA DE LOS INTERESADOS.

 

En este cuadro se coloca la posición y prominencia de cada interesado, así como los niveles deseados de participación, permitiendo ajustar las estrategias para cerrar la brecha y mejorar el interés o actitud de los interesados

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	CLASIFICACIÓN					ESTRATEGIAS Y ACCIONES A DESARROLLAR	MEJORÓ EL INTERES O ACTITUD DEL INTERESADO?
	POR PROMINENCIA			POR PARTICIPACIÓN
INTER.	ACTITUD	PRIORIDAD	TIPO	TIPO DESEADO	TIPO ACTUAL		SI	NO
INTER 1	NEGATIVA	MEDIA	5	4	1		X
INTER 2	POSITIVA	BAJA	3	4	4			X
INTER 3	POSITIVA	ALTA	7	4	3		X

PASO 2: ESTABLECER ESTRATEGIAS SEGÚN EL IMPACTO DE LOS INTERESADOS

Una vez clasificados los interesados procedemos a definir el nivel deseado de participación estrategias para cada uno de ellos.

3.1) POR PARTICIPACIÒN

Se colocará en la tabla el estado de interés actual y el estado deseado del interesado para con el proyecto.

INTERESADOS	DESCONOCEDOR (1)	RETICIENTE (2)	NEUTRAL (3)	PARTIDARIO (4)	LIDER (5)	TIPO ACTUAL	TIPO DESEADO
INTERESADO 1	ACTUAL			DESEADO		1	4
INTERESADO 2			ACTUAL	DESEADO		4	4
INTERESADO 3				ACTUAL DESEADO		3	4

 

Una vez identificados los niveles deseados se coloca la brecha y se definen las estrategias o acciones para cerrar la brecha, y llevar a los interesados a un nivel óptimo de conformidad.

INTERESADOS	TIPO ACTUAL	TIPO DESEADO	BRECHA	ESTRATEGIAS O ACCIONES PARA CERRAR LA BRECHA
INTERESADO 1	1	4	1-4= -3	Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios esperados.
				Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos.
				Envío del reporte de estado semanal del proyecto.
INTERESADO 2	3	4	3-4 = -1	Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos.
				Envío del reporte de estado semanal del proyecto.
INTERESADO 3	4	4	3-3 = 0	Envío del reporte de estado semanal del proyecto.

La matriz variará durante el transcurso del tiempo, con el ingreso de otros interesados, los cuales se incorporarán al cuadro.

3.1) MODELO DE PROMINENCIA

 

Se colocará la tabla midiendo la actitud, poder, legitimidad y urgencia para definir la estrategia a aplicar para cada interesado

INTERESADOS	ACTITUD	PODER	LEGITIMIDAD	URGENCIA	CATEGORÍA	PRIORIDAD	ESTRATEGIA
INTERESADO 1	NEGATIVA	SI	NO	SI	5	MEDIA
INTERESADO 2	POSITIVA	NO	NO	SI	3	BAJA
INTERESADO 3	POSITIVA	SI	SI	SI	7	ALTA

 

Para cada categoría en la siguiente tabla, se presenta la estrategia

CATEGORÍAS	ESTRATEGIA
1: INACTIVO	Estos interesados por lo general sólo aparecen en el proyecto si algo se está realizando mal. No debería enviar información detallada a este grupo.
2: DISCRECIONAL	Sería suficiente con mantenerlos informados sobre los avances del proyecto
3: DEMANDANTE	Estas personas creen que todo es urgente y debería entregarse para “ayer”; pero no debería prestar demasiada atención a esas supuestas “urgencias”.
4: DOMINANTE	Enfocarse en las expectativas de este grupo, pero sin necesidad de tratarlos con urgencia.
5: PELIGROSO	Por ejemplo, aquel gerente experimentado que quiere imponer sus ideas en el proyecto sin formar parte del mismo. Mantenga a este grupo de peligrosos involucrados en el proyecto o satisfechos.
6: DEPENDIENTE	Aunque no tengan poder, debemos gestionarlos igual porque fácilmente pueden alinearse con otros interesados para influir sobre el proyecto.
7: CRÍTICOS	Prestar gran atención a los intereses, necesidades y expectativas de este grupo.

PASO 1: DEFINIR E IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

En este paso que se encuentra en la etapa de planificación, se identifican y clasifican a los interesados.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

 

En este paso se realizará un listado de los interesados involucrados en el proyecto. Se tiene en cuenta que interesados son todos los individuos, grupos u organizaciones que pueden verse afectados por el proyecto.

INTERESADOS

INTERESADO 1

INTERESADO 2

INTERESADO 3

 

CLASIFICAR LOS INTERESADOS

 

En este paso se procede a realizar la clasificación de los interesados. Se proponen dos formas de clasificar a los interesados: por su participación en el proyecto y por su poder legitimidad y urgencia (Modelo de prominencia).

2.1) CLASIFICACIÓN POR PARTICIPACIÓN

 

La clasificación de los interesados se divide en lo siguiente:

DESCONOCEDOR (1)	Desconoce el proyecto y de sus impactos potenciales
RETICIENTE (2)	Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales y reticente al cambio
NEUTRAL (3)	Conocedor del proyecto aunque no lo apoya ni es reticente
PARTIDARIO (4)	Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales y apoya al cambio
LIDER (5)	Conocedor del proyecto y de sus impactos, activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo

 

Se procede a asignar a cada interesado un nivel de participación.

INTERESADOS	TIPO
INTERESADO 1	DESCONOCEDOR (1)
INTERESADO 2	LIDER (5)
INTERESADO 3	RETICIENTE (2)

 

2.2) CLASIFICACIÓN POR PODER, LEGITIMIDAD Y URGENCIA

 

Una vez concluida la clasificación por participación, Se puede clasificar por poder legitimidad y urgencia

Esta clasificación completa la clasificación por participación y prioriza a los interesados más importantes

Esta tabla clasifica a los interesados en base a su prioridad en las siguientes categorías.

PRIORIDAD	CATEGORIAS
BAJA	1:INACTIVO	2:DISCRECIONAL	3:DEMANDANTE
	PODER	LEGIMITIDAD	URGENCIA
MEDIA	4:DOMINANTE	5:PELIGROSO	6:DEPENDIENTE
	PODER Y LEGITIMIDAD	PODER Y URGENCIA	LEGITIMIDAD Y URGENCIA
ALTA	7:CRÍTICOS
	PODER , LEGITIMIDAD Y URGENCIA

Luego le asignamos un nivel de prominencia a cada uno de los interesados en el siguiente cuadro.

INTERESADOS	ACTITUD	PODER	LEGITIMIDAD	URGENCIA	CATEGORIA	PRIORIDAD
INTERESADO 1	NEGATIVA	SI	NO	SI	5	MEDIA
INTERESADO 2	POSITIVA	NO	SI	NO	3	BAJO
INTERESADO 3	POSITIVA	SI	SI	SI	7	ALTA