PASO 4: CERRAR EL PROYECTO

1)    Formalizar el cierre del proyecto mediante un documento

Este Documento deberá ser formal, pudiendo incluir firmas de los involucrados, como de los interesados. Se recomienda que el Documento contenga la información mostrada en las Tablas 65 y 66:

Información del proyecto

Tabla 65: Información general del proyecto

Empresa / Organización	Acá se Colocará el nombre del la Empresa
Proyecto	Acá se Colocará el nombre del proyecto
Fecha de preparación	Acá se Colocará la Fecha de preparación del documento
Cliente	Acá se Colocará en caso de tenerlo, el Cliente
Patrocinador principal	Acá se colocará ,en caso de tenerlo, el Cliente
Gerente de Proyecto	Acá se Colocará ,el Nombre del Gerente o Director del Proyecto

Fuente: Elaboración Propia

Razón de Cierre

En la siguiente lista se certifica las razones del cierre del proyecto o fase, se especifica si se entregaron todos los paquetes de trabajo, que paquetes fueron entregados y cuales cancelados.

Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las razones especificadas en las siguientes tablas:

Tabla 66: Razón de cierre

	Marcar con una «x»
Entrega de todos los productos de conformidad con los requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados con el proyecto.

Fuente: Elaboración Propia

Aceptación de los productos o entregables

Para la entrega del proyecto o entregables realizar un check List de los entregables aceptados con la aprobación del cliente.

2)    Recopilar lecciones aprendidas y buenas prácticas

Mediante este paso se recopilan las Lecciones Aprendidas, La tabla 67 se encuentra también en el siguiente link.

 

Tabla 67: Recopilación de lecciones aprendidas

Grado en que se han cumplido los objetivos originales
Grado de cumplimiento de requisitos originales generales
Grado en que se han indicadores de rendimiento originales
Grado de satisfacción expresado por el cliente
Comparación entre presupuestos costo original y coste final
Costo Original			Costo Final
Razones de sobrecostos ( si los hay)
Colocar aquí las Razones de los sobrecostos
Los Principales cambios incorporados  debido a :
Comparación entre el tiempo del proyecto original y el tiempo total final				0
Duración Original		d	Duración Final
Razones por excesos de tiempo (Si hubo)
Colocar aquí las Razones de los sobrecostos
Retrasos importantes y causas de retrasos
Descripción	Colocar aquí la descripción del Retraso		Duración
Descripción	Colocar aquí la descripción del Retraso		Duración
Acciones especiales adoptadas para mitigar los retrasos
Descripción	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado mitigación
Descripción	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado mitigación
Métodos importantes, interesantes o novedosos adoptados para mejorar rendimiento
Método	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado de Impacto
Método	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado de Impacto
Rendimiento y actitud de los miembros del equipo del proyecto
Rendimiento de consultores y asesores especiales
Rendimiento del contratista, subcontratista y proveedores
Actitud y comportamiento del jefe del proyecto
Actitud y comportamiento del personal y empleados del cliente
Comentarios de la eficacia de los documentos del contrato
Comentar que tan efectiva fue la elaboración del Contrato y sus documentos anexos
Comentarios de la claridad o de otra forma de especificaciones, hojas de datos y documentos
Comentar lo claro o no, que fueron los documentos utilizados en el proyecto
Recomendaciones para acciones futuras en proyectos similares
Colocar aquí consejos y recomendaciones a considerar y hacer en proyectos similares a futuro
Recomendaciones para la documentación futura para cerrar vacíos en la documentación
Colocar aquí consejos y recomendaciones que ayuden a eliminar los vacíos de documentación.

Fuente: Elaboración Propia

PASO 3: MONITOREAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

1)    Definir roles y periodicidad de monitoreo

Se define quien es el encargado o encargados de recopilar, registrar y analizar la información real del proyecto. Y el periodo de tiempo en el cual se procederá a recopilar la información, esta información será registrada en la Tabla 62.

Se recomienda que la información sea centralizada hacia una persona o equipo de personas, para que estas elaboren los reportes y realicen los controles respectivos. La periodicidad de entrega se debe definir por el responsable que gestiona la información para el cliente.

Se recomienda que sea semanalmente y mensualmente en detalle. Se registrarán los responsables por especialidad.

Tabla 62: Asignación de responsables

Descripción	Encargado
Elaboración de Reportes	Colocar el nombre
Recopilar e Integrar Información	del encargado
Alcance	de las labores necesarias de los pasos
Tiempo
Costos
Riesgos
Interesados
Calidad

Fuente: Elaboración Propia

2)    Controlar la integración de las líneas base el proyecto

El control integrado establece el valor de 1 para todas las Líneas base en el inicio, y para cada fecha de corte se compararán los cambios Se establece una medición relativa para cada línea base para medir cuando varían. La Tabla 63, muestra cómo se deberá de llevar el control integrado del proyecto.

Tabla 63: Control de líneas base del proyecto

									Fecha de Corte
									fecha
		Descripción de información					Valor Planificado L.B:	VALORES IDEALES	Valor Real	INDICADOR
Alcance		Paquetes de Trabajo					7	1	7	1.00
Calidad		Observaciones Documentadas					0	1	2	1.25
Costos		Desempeño del Costo ($)					1	1	1.1	1.10
Interesados		Suma de Clasificación por Participación					8	1	12	1.50
Tiempo		Desempeño del Cronograma (t)					1	1	0.85	0.85
Riesgos		Cantidad de Riesgos					10	1	10	1.00
	Valores de Aceptación		INDICADOR	SIGNIFICADO
	Alcance		Menor que 1	Sin aumento de Paquetes de trabajo
	Calidad		Igual a 1	Sin aumento en las observaciones
	Costos		Mayor que 1	Por debajo del costo Planificado
	Interesados		Mayor que 1	Involucramiento de Interesados acercándose al deseado
	Tiempo		Mayor que 1	Por Debajo del tiempo planificado
	Riesgos		Menor que 1	sin incremento en la probabilidad de impacto en el proyecto

Fuente: Elaboración Propia

3)    Actualización de líneas base y control de cambios.

En la Tabla 64 se registran todos los cambios realizados a las líneas base del proyecto. Es importante colocar solamente cambios aprobados.

Tabla 64: Control de cambios

Ítem	Descripción	Duración	Monto	Cambio en:	Valor Previo	Nuevo Valor

Fuente: Elaboración Propia

PASO 2: CREAR EL SISTEMA DE CONTROL INTEGRADO

1)    Integrar las líneas base del proyecto

En esta etapa se procede a integrar las líneas bases creadas previamente logrando una base de datos integrada.

En esta se tendrán datos planificados de todo el proyecto, que servirán para el respectivo control.

Si se va a crear las líneas base desde un inicio, se deberá de seguir la secuencia indicada en la Figura 35.

Figura 35:            Secuencia de elaboración de la guía

Fuente: Elaboración Propia

La información de las líneas base se creará por bloques, comenzando con el Alcance y los Interesados, obteniendo una estructura (EDT) y una identificación correcta de interesados, Luego se desarrollará en paralelo la duración de las actividades, su costo y el riesgo de estas, tal como se muestra en la Tabla 61.

Y como etapa final, se definirán los errores potenciales, las normas que se deben cumplir y las acciones preventivas a realizar para cada actividad.

Tabla 61: Integración de la información

		TIEMPO			Costo	Riesgos		Calidad
EDT	Actividad	Duración Planificada	Fecha Inicio	Fecha Fin	Costo Total Planificado	Oportunidad o Riesgo	Probabilidad x Impacto	Criterios de Evaluación
1	Colocar las actividades	Colocar la Duración	Colocar la Fecha	Colocar la Fecha Final	Colocar el Costo	Colocar si la	Colocar el dato	Colocar los Criterios
2	Del EDT.	Planificada Indicada en la	de Inicio Indicada en la	Indicada en la línea	Total Planificado	actividad posee	de Probabilidad	de Evaluación
3		línea base del tiempo	línea Base del Tiempo	base del Tiempo	la Línea Base del Costo	una oportunidad	x Impacto o	indicados en
4		para la actividad	para la actividad	para la actividad	para la actividad	o riesgo según	VME según lo	la línea Base
5						lo indicado	indicado en	de la Calidad
6						en la Línea Base	la Línea Base
7						de Riesgo	del Riesgo

Fuente: Elaboración Propia

Para el caso del cuadro de interesados se controlará en paralelo pues no se encuentra en la tabla.

PASO 1: INICIAR EL PROYECTO

1)    Formalizar en inicio del proyecto mediante un documento

El documento para formalizar el inicio del proyecto deberá contener la información incluida en la Tabla 60, así como también las siguientes características

Este Documento describe el alcance preliminar del proyecto.

Este Documento deberá ser formal.

Tabla 60: documento de inicio del proyecto

Nombre del Proyecto			Colocar el Nombre a asignar al proyecto.
Descripción			Colocar una descripción simple del proyecto.
Motivo			Colocar la motivación por la cual se requiere realizar el proyecto.
Director o Encargado del Proyecto			Colocar el nombre de la persona responsable de la dirección del proyecto.

 

Interesados		Colocar las personas o grupos involucradas externos o internos con el proyecto.
Expectativas		Colocar lo que se busca obtener del proyecto.
Requisitos		Colocar lo necesario para que se pueda desarrollar el proyecto.
Entregables		Colocar lo que se considere deberá estar dentro del proyecto.
Suposiciones		Colocar las ideas que se asumen ya incluidas, o fijas dentro del proyecto.
Restricciones		Colocar las posibles limitaciones que se puedan presentar.
Ciclo de Vida		Colocar aquí las fases en la que se dividirá el proyecto.
Riesgos		Colocar aquí de una manera general los riesgos asociados al proyecto.

Fuente: Elaboración Propia

Junto a este documento, se deberá incluir el Contrato Firmado, o los acuerdos plasmados en un documento y firmado por las partes involucradas en el proyecto.

Este documento será la primera referencia, así como la oficialización del inicio del proyecto.