PASO 2: CONTROLAR COSTOS ESTIMADOS

2) SELECCIONAR UN METODO DE CONTROL

2.1) Curva S

Con la información del Presupuestos y del cronograma, se elabora la Curva S, Para lo cual se suman los montos de las actividades a ejecutar según el cronograma. Obteniendo un Costo por periodo.

Una vez definida la unidad, se procederá a sumarla y agruparla por el periodo de tiempo elegido dentro del cronograma (semanas, días, horas) Luego dividirlo entre el total, para obtener un porcentaje programado. Para realizar el control, se colocará la información dentro de la Fila de Avance real tal como se muestra en la Tabla 40 pudiendo ser representado en una Curva “S” como la de la Figura 33.

 

 

Tabla 40: Avance acumulado real y programado

 

	Inicio	Periodo 1	Periodo 2	Periodo 3	Periodo 4	TOTAL
Avance Programado (S./)	S/.                                            –	S/. 1500.00	S/. 3,000.00	S/. 3,000.00	S/.1,000.00	S/.8,500.00
Avance Real (S./)	S/.                                            –	S/.1,000.00	S/. 1,500.00
Avance Programado (%)	0.00%	17.65%	35.29%	35.29%	11.76%
Avance Real (%)	0.00%	11.76%	17.65%	0.00%	0.00%
Avance Programado Acumulado	0.00%	17.65%	52.94%	88.24%	100.00%
Avance Real Acumulado	0.00%	11.76%	29.41%	29.41%	29.41%

Fuente: Elaboración Propia

Figura 33:            Ejemplo curva S

Fuente: Elaboración Propia

2.2) Método del Valor Ganado (EV)

Este Método permite medir el desempeño del proyecto. Integra las mediciones de Alcance, Costo y Cronograma. Trabaja con las siguientes variables, que se muestran en las Tablas 41,42 y 43,44 y la Figura 34:

Tabla 41: Valores de medición de desempeño

PV (Valor Planificado)	Costo Planificado del Trabajo Programado
EV (Valor Ganado)	Costo Planificado del Trabajo Realmente Ejecutado
AC (Costo Real)	Costo Real del Trabajo Realmente Ejecutado

Fuente: PMBOK5TA Edición

De estas variables se obtienen los siguientes indicadores:

Tabla 42: Indicadores del valor ganado

CV (Variación del Costo)	CV = EV – AC
SV (Variación del Cronograma)	SV = EV- PV
CPI (Desempeño del Costo)	CPI = EV / AC
SPI (Desempeño del Cronograma)	SPI = EV / PV

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Para obtener Proyecciones, se utilizan los siguientes indicadores.

Tabla 43: Indicadores de pronósticos de valor ganado

BAC (Costo al Termino)

EAC (Estimación al Termino)

ETC (Estimación para concluir el trabajo restante)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Figura 34:            Valor ganado en una fecha de corte

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Tabla 44 :            Proyección con respecto al desempeño del proyecto

EAC=	AC + ETC
EAC=	AC + (BAC – EV)
EAC=	AC + (BAC – EV)/ CPI
EAC=	AC + (BAC – EV)/ (CPI X SPI)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Índice de desempeño del trabajo por completar

Es el cociente del trabajo restante dividido entre los fondos restantes

TCPI basado en BAC:            Cuando se estima que se puede recuperar la meta

TCPI=      (BAC-EV)/ (BAC-AC)

TCPI basado en el EAC: Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC

TCPI=      (BAC-EV)/ (EAC-AC)

2.3) Tabla de comparativo de los costos

Este cuadro compara el presupuesto CAPEX (Capacidad de gasto), el costo aprobado y los indicadores del valor ganado, agrupa los costos en el tiempo, y permite dar estimaciones globales del estado de los costos del proyecto. Es una herramienta ideal cuando se manejan varios contratos.El formato de la tabla de comparativo de costos para un proyecto es como el que se muestra en la Tabla 45.

Tabla 45: Costo comparativo

Código	Descripción del contrato	Presupuesto CAPEX
		Presupuesto Original	Cambios Aprobados	Presupuesto Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar presupuesto	De existir cambios	Es la suma del presupuesto
	del Contrato	inicial del contrato	en el periodo colocar	Actual y los cambios
Código	Descripción del contrato	Costo Aprobado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar costo	Colocar adicional o	Suma del acumulado previo
	del Contrato	ya contratado	deductivo aprobado	y actual
Código	Descripción del contrato	Valor Ganado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Características del contrato	Valor ganado anterior	Valor ganado del periodo	Suma del acumulado previo y Actual
Código	Descripción del contrato	Tendencia	Desviación potencial	Forecast To Complete
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	La tendencia es un costo	La desviación potencial es	Es la suma de la tendencia
	del Contrato	estimado sin documentación	el costo documentado	y la desviación potencial
		escrita de variación	presentado al cliente para
			revisión

Fuente: Informes mensuales de obra, NCM

2.4) Tabla de control de egresos

Este cuadro se puede utilizar para proyectos más simples, o para  un control de costos diario o Semanal, solo es necesario detallar el gasto e ingreso, como un flujo de caja, del proyecto. El formato a utilizar deberá tener la información que muestra la Tabla 46.

 

 

 

Tabla 46: Control de egresos e ingresos

			EGRESOS		INGRESOS
CODIGO	FECHA	CATEGORÍA	MONTO	DESCRIPCIÓN	MONTO
Colocar aquí el código de EDT, RBS, o	Fecha de registro	MANO DE OBRA	S/.                           100.00	Describir gasto o ingreso
cualquier identificación que permita		INGRESO	S/.                           200.00		S/.                 2,000.00
integrarlo a las otras líneas base
TOTAL EGRESOS	S/.                                     300.00
TOTAL INGRESOS	S/.                                  2,000.00
MONTO A LA FECHA	S/.                                  1,700.00

Fuente: cuaderno de obra, construcción vivienda unifamiliar

PASO 1: DESARROLLAR UN PRESUPUESTO

1) Definir Costos de las Actividades

Este paso se realiza en paralelo con la estimación de recursos de las Actividades, perteneciente a la línea base para control del tiempo.

1.1) Asignar partidas necesarias para cada actividad

Con la información del EDT y las Actividades del Cronograma se procederá a detallar los costos necesarios para realizar la actividad, agrupándolas en partidas, tomando como referencia la Tabla 37. Dado que las partidas guardan relación con las actividades se podrá definir una actividad como partida y viceversa.

Tabla 37: Asignación de partidas para cada actividad

Nº	ID	Entregable	Partidas
1	1	Entregable 1
2	1.1	Paquete de Trabajo A
3	1.1.1	Actividad 1	Partida 1
4	1.1.2	Actividad 2	Partida 2
5	2	Entregable 2
6	2.1	Paquete de Trabajo B
7	2.1.1	Actividad 4	Partida 3 , Partida 1
8	2.1.2	Actividad 5	Partida 2
9	2.2	Paquete de Trabajo C
10	2.2.1	Actividad 6	Partida 4
11	2.2.2	Actividad 7	Partida 5

Fuente: Elaboración Propia

1.2) Generar una lista de partidas a utilizar para el proyecto

Una vez definidas las partidas se procederá a ordenarlas y definirlas, como se muestra en la Tabla 38.

Tabla 38: Lista de partidas

Nº	Descripción	Unidad	Especialidad	Tipo de Partida	Jornada Diaria	Rendimiento (un/h)
1	Partida 1	Se deberá colocar la unidad por	Se deberá colocar aquí	Se deberá colocar	Se deberá colocar	Colocar aquí el
2	Partida 2	que corresponde a la partida	una especialidad (Obras	si la partida es de	si corresponde	rendimiento de la
3	Partida 3		Civiles, Instalaciones, etc.)	mano de obra, equipos	el número de horas	partida
4	Partida 4			o de materiales	que dura la jornada
5	Partida 5				de trabajo
6	Partida 6

Fuente: Elaboración Propia

1.3) Detallar las partidas realizando el análisis de precio unitario

Detallar las partidas realizando el análisis de precio unitario

Con las partidas definidas se procede a crear el detalle de estas, realizando un análisis de precios unitarios de la partida, que quiere decir el costo por unidad.

Se recomienda tener una sola moneda para cada presupuesto, o en todo caso tener definida la tasa de cambio, en el contrato.

Existen muchas fuentes de precios unitarios referenciales para proyectos, se recomienda crear y tener su propia base de datos.

Este paso también se puede realizar en software especializado como: S10, etc.

1.4) Calcular las reservas de contingencias del proyecto

Figura 32:            Ejemplo de presupuesto y cálculo de contingencias

Fuente: Elaboración Propia

Las reservas de contingencias, se generan para cambios o eventos no planificados pero necesarios, que pueden identificarse en el análisis de riesgos.

Es importante tener identificadas las reservas de gestión y solicitar aprobación antes de utilizarlas en caso de un imprevisto, como se muestra en la Figura 32. Si bien las reservas de gestión no se incluyen dentro de la línea base de costo, pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto.

Estas reservas de gestión no deben de ser consideradas dentro de los cálculos de valor ganado.

1.5) Introducir la información al formato de presupuesto

Con la información calculada en los pasos anteriores se procede a elaborar el Presupuesto, tomando como referencia la Tabla 39.

 

Nº	ID (EDT)	Entregable	Unidad	Metrado	P.U.	Parcial	Total
1	1	Entregable 1	Colocar aquí la unidad de	Colocar aquí el metrado	Colocar aquí el precio	Esto es el calculo	S/.                 1,000.00
2	1.1	Paquete de Trabajo A	la partida	total de la partida	unitario de la partida	del producto del	S/.                 1,000.00
3	1.1.1	Actividad 1				metrado por el	S/.                           1,000.00
4	1.1.2	Actividad 2				P.Unitario	S/.                              500.00
5	2	Entregable 2					S/.                 3,500.00
6	2.1	Paquete de Trabajo B					S/.                   500.00
10	2.2	Paquete de Trabajo C					S/.                 2,000.00
15	2.3	Paquete de Trabajo D					S/.                 1,000.00
3	1.1.1	Actividad 3					S/.                              100.00
4	1.1.2	Actividad 4					S/.                              400.00
3	1.1.1	Actividad 5					S/.                              300.00
4	1.1.2	Actividad 6					S/.                              200.00
5	3	Entregable 3					S/.                 1,500.00
5	4	Entregable 4					S/.                 2,000.00

Este Presupuesto una vez aprobado se convertirá en la línea Base de Costos, deberá incluir también los análisis de precios unitarios. El presupuesto calculado representa solo los costos directos del proyecto, los gastos generales y utilidad no se incluyen para el control del proyecto.