1) Formalizar el cierre del proyecto mediante un documento
Este Documento deberá ser formal, pudiendo incluir firmas de los involucrados, como de los interesados. Se recomienda que el Documento contenga la información mostrada en las Tablas 65 y 66:
Información del proyecto
Tabla 65: Información general del proyecto
| Empresa / Organización | Acá se Colocará el nombre del la Empresa |
| Proyecto | Acá se Colocará el nombre del proyecto |
| Fecha de preparación | Acá se Colocará la Fecha de preparación del documento |
| Cliente | Acá se Colocará en caso de tenerlo, el Cliente |
| Patrocinador principal | Acá se colocará ,en caso de tenerlo, el Cliente |
| Gerente de Proyecto | Acá se Colocará ,el Nombre del Gerente o Director del Proyecto |
Fuente: Elaboración Propia
Razón de Cierre
En la siguiente lista se certifica las razones del cierre del proyecto o fase, se especifica si se entregaron todos los paquetes de trabajo, que paquetes fueron entregados y cuales cancelados.
Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las razones especificadas en las siguientes tablas:
| Marcar con una «x» | |
| Entrega de todos los productos de conformidad con los requerimientos del cliente. | |
| Entrega parcial de productos y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del cliente. | |
| Cancelación de todos los productos asociados con el proyecto. |
Fuente: Elaboración Propia
Aceptación de los productos o entregables
Para la entrega del proyecto o entregables realizar un check List de los entregables aceptados con la aprobación del cliente.
2) Recopilar lecciones aprendidas y buenas prácticas
Mediante este paso se recopilan las Lecciones Aprendidas, La tabla 67 se encuentra también en el siguiente link.
Tabla 67: Recopilación de lecciones aprendidas
| Grado en que se han cumplido los objetivos originales | ||||
| Grado de cumplimiento de requisitos originales generales | ||||
| Grado en que se han indicadores de rendimiento originales | ||||
| Grado de satisfacción expresado por el cliente | ||||
| Comparación entre presupuestos costo original y coste final | ||||
| Costo Original | Costo Final | |||
| Razones de sobrecostos ( si los hay) | ||||
| Colocar aquí las Razones de los sobrecostos | ||||
| Los Principales cambios incorporados debido a : | ||||
| Comparación entre el tiempo del proyecto original y el tiempo total final | 0 | |||
| Duración Original | d | Duración Final | ||
| Razones por excesos de tiempo (Si hubo) | ||||
| Colocar aquí las Razones de los sobrecostos | ||||
| Retrasos importantes y causas de retrasos | ||||
| Descripción | Colocar aquí la descripción del Retraso | Duración | ||
| Descripción | Colocar aquí la descripción del Retraso | Duración | ||
| Acciones especiales adoptadas para mitigar los retrasos | ||||
| Descripción | Colocar aquí la descripción de la Mitigación | Grado mitigación | ||
| Descripción | Colocar aquí la descripción de la Mitigación | Grado mitigación | ||
| Métodos importantes, interesantes o novedosos adoptados para mejorar rendimiento | ||||
| Método | Colocar aquí la descripción de la Mitigación | Grado de Impacto | ||
| Método | Colocar aquí la descripción de la Mitigación | Grado de Impacto | ||
| Rendimiento y actitud de los miembros del equipo del proyecto | ||||
| Rendimiento de consultores y asesores especiales | ||||
| Rendimiento del contratista, subcontratista y proveedores | ||||
| Actitud y comportamiento del jefe del proyecto | ||||
| Actitud y comportamiento del personal y empleados del cliente | ||||
| Comentarios de la eficacia de los documentos del contrato | ||||
| Comentar que tan efectiva fue la elaboración del Contrato y sus documentos anexos | ||||
| Comentarios de la claridad o de otra forma de especificaciones, hojas de datos y documentos | ||||
| Comentar lo claro o no, que fueron los documentos utilizados en el proyecto | ||||
| Recomendaciones para acciones futuras en proyectos similares | ||||
| Colocar aquí consejos y recomendaciones a considerar y hacer en proyectos similares a futuro | ||||
| Recomendaciones para la documentación futura para cerrar vacíos en la documentación | ||||
| Colocar aquí consejos y recomendaciones que ayuden a eliminar los vacíos de documentación. | ||||
Fuente: Elaboración Propia
Guía para la Elaboración de Líneas Base 