PASO 4: CERRAR EL PROYECTO

1)    Formalizar el cierre del proyecto mediante un documento

Este Documento deberá ser formal, pudiendo incluir firmas de los involucrados, como de los interesados. Se recomienda que el Documento contenga la información mostrada en las Tablas 65 y 66:

Información del proyecto

Tabla 65: Información general del proyecto

Empresa / Organización	Acá se Colocará el nombre del la Empresa
Proyecto	Acá se Colocará el nombre del proyecto
Fecha de preparación	Acá se Colocará la Fecha de preparación del documento
Cliente	Acá se Colocará en caso de tenerlo, el Cliente
Patrocinador principal	Acá se colocará ,en caso de tenerlo, el Cliente
Gerente de Proyecto	Acá se Colocará ,el Nombre del Gerente o Director del Proyecto

Fuente: Elaboración Propia

Razón de Cierre

En la siguiente lista se certifica las razones del cierre del proyecto o fase, se especifica si se entregaron todos los paquetes de trabajo, que paquetes fueron entregados y cuales cancelados.

Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las razones especificadas en las siguientes tablas:

Tabla 66: Razón de cierre

	Marcar con una «x»
Entrega de todos los productos de conformidad con los requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados con el proyecto.

Fuente: Elaboración Propia

Aceptación de los productos o entregables

Para la entrega del proyecto o entregables realizar un check List de los entregables aceptados con la aprobación del cliente.

2)    Recopilar lecciones aprendidas y buenas prácticas

Mediante este paso se recopilan las Lecciones Aprendidas, La tabla 67 se encuentra también en el siguiente link.

 

Tabla 67: Recopilación de lecciones aprendidas

Grado en que se han cumplido los objetivos originales
Grado de cumplimiento de requisitos originales generales
Grado en que se han indicadores de rendimiento originales
Grado de satisfacción expresado por el cliente
Comparación entre presupuestos costo original y coste final
Costo Original			Costo Final
Razones de sobrecostos ( si los hay)
Colocar aquí las Razones de los sobrecostos
Los Principales cambios incorporados  debido a :
Comparación entre el tiempo del proyecto original y el tiempo total final				0
Duración Original		d	Duración Final
Razones por excesos de tiempo (Si hubo)
Colocar aquí las Razones de los sobrecostos
Retrasos importantes y causas de retrasos
Descripción	Colocar aquí la descripción del Retraso		Duración
Descripción	Colocar aquí la descripción del Retraso		Duración
Acciones especiales adoptadas para mitigar los retrasos
Descripción	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado mitigación
Descripción	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado mitigación
Métodos importantes, interesantes o novedosos adoptados para mejorar rendimiento
Método	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado de Impacto
Método	Colocar aquí la descripción de la Mitigación		Grado de Impacto
Rendimiento y actitud de los miembros del equipo del proyecto
Rendimiento de consultores y asesores especiales
Rendimiento del contratista, subcontratista y proveedores
Actitud y comportamiento del jefe del proyecto
Actitud y comportamiento del personal y empleados del cliente
Comentarios de la eficacia de los documentos del contrato
Comentar que tan efectiva fue la elaboración del Contrato y sus documentos anexos
Comentarios de la claridad o de otra forma de especificaciones, hojas de datos y documentos
Comentar lo claro o no, que fueron los documentos utilizados en el proyecto
Recomendaciones para acciones futuras en proyectos similares
Colocar aquí consejos y recomendaciones a considerar y hacer en proyectos similares a futuro
Recomendaciones para la documentación futura para cerrar vacíos en la documentación
Colocar aquí consejos y recomendaciones que ayuden a eliminar los vacíos de documentación.

Fuente: Elaboración Propia

PASO 3: MONITOREAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

1)    Definir roles y periodicidad de monitoreo

Se define quien es el encargado o encargados de recopilar, registrar y analizar la información real del proyecto. Y el periodo de tiempo en el cual se procederá a recopilar la información, esta información será registrada en la Tabla 62.

Se recomienda que la información sea centralizada hacia una persona o equipo de personas, para que estas elaboren los reportes y realicen los controles respectivos. La periodicidad de entrega se debe definir por el responsable que gestiona la información para el cliente.

Se recomienda que sea semanalmente y mensualmente en detalle. Se registrarán los responsables por especialidad.

Tabla 62: Asignación de responsables

Descripción	Encargado
Elaboración de Reportes	Colocar el nombre
Recopilar e Integrar Información	del encargado
Alcance	de las labores necesarias de los pasos
Tiempo
Costos
Riesgos
Interesados
Calidad

Fuente: Elaboración Propia

2)    Controlar la integración de las líneas base el proyecto

El control integrado establece el valor de 1 para todas las Líneas base en el inicio, y para cada fecha de corte se compararán los cambios Se establece una medición relativa para cada línea base para medir cuando varían. La Tabla 63, muestra cómo se deberá de llevar el control integrado del proyecto.

Tabla 63: Control de líneas base del proyecto

									Fecha de Corte
									fecha
		Descripción de información					Valor Planificado L.B:	VALORES IDEALES	Valor Real	INDICADOR
Alcance		Paquetes de Trabajo					7	1	7	1.00
Calidad		Observaciones Documentadas					0	1	2	1.25
Costos		Desempeño del Costo ($)					1	1	1.1	1.10
Interesados		Suma de Clasificación por Participación					8	1	12	1.50
Tiempo		Desempeño del Cronograma (t)					1	1	0.85	0.85
Riesgos		Cantidad de Riesgos					10	1	10	1.00
	Valores de Aceptación		INDICADOR	SIGNIFICADO
	Alcance		Menor que 1	Sin aumento de Paquetes de trabajo
	Calidad		Igual a 1	Sin aumento en las observaciones
	Costos		Mayor que 1	Por debajo del costo Planificado
	Interesados		Mayor que 1	Involucramiento de Interesados acercándose al deseado
	Tiempo		Mayor que 1	Por Debajo del tiempo planificado
	Riesgos		Menor que 1	sin incremento en la probabilidad de impacto en el proyecto

Fuente: Elaboración Propia

3)    Actualización de líneas base y control de cambios.

En la Tabla 64 se registran todos los cambios realizados a las líneas base del proyecto. Es importante colocar solamente cambios aprobados.

Tabla 64: Control de cambios

Ítem	Descripción	Duración	Monto	Cambio en:	Valor Previo	Nuevo Valor

Fuente: Elaboración Propia

PASO 2: CREAR EL SISTEMA DE CONTROL INTEGRADO

1)    Integrar las líneas base del proyecto

En esta etapa se procede a integrar las líneas bases creadas previamente logrando una base de datos integrada.

En esta se tendrán datos planificados de todo el proyecto, que servirán para el respectivo control.

Si se va a crear las líneas base desde un inicio, se deberá de seguir la secuencia indicada en la Figura 35.

Figura 35:            Secuencia de elaboración de la guía

Fuente: Elaboración Propia

La información de las líneas base se creará por bloques, comenzando con el Alcance y los Interesados, obteniendo una estructura (EDT) y una identificación correcta de interesados, Luego se desarrollará en paralelo la duración de las actividades, su costo y el riesgo de estas, tal como se muestra en la Tabla 61.

Y como etapa final, se definirán los errores potenciales, las normas que se deben cumplir y las acciones preventivas a realizar para cada actividad.

Tabla 61: Integración de la información

		TIEMPO			Costo	Riesgos		Calidad
EDT	Actividad	Duración Planificada	Fecha Inicio	Fecha Fin	Costo Total Planificado	Oportunidad o Riesgo	Probabilidad x Impacto	Criterios de Evaluación
1	Colocar las actividades	Colocar la Duración	Colocar la Fecha	Colocar la Fecha Final	Colocar el Costo	Colocar si la	Colocar el dato	Colocar los Criterios
2	Del EDT.	Planificada Indicada en la	de Inicio Indicada en la	Indicada en la línea	Total Planificado	actividad posee	de Probabilidad	de Evaluación
3		línea base del tiempo	línea Base del Tiempo	base del Tiempo	la Línea Base del Costo	una oportunidad	x Impacto o	indicados en
4		para la actividad	para la actividad	para la actividad	para la actividad	o riesgo según	VME según lo	la línea Base
5						lo indicado	indicado en	de la Calidad
6						en la Línea Base	la Línea Base
7						de Riesgo	del Riesgo

Fuente: Elaboración Propia

Para el caso del cuadro de interesados se controlará en paralelo pues no se encuentra en la tabla.

PASO 1: INICIAR EL PROYECTO

1)    Formalizar en inicio del proyecto mediante un documento

El documento para formalizar el inicio del proyecto deberá contener la información incluida en la Tabla 60, así como también las siguientes características

Este Documento describe el alcance preliminar del proyecto.

Este Documento deberá ser formal.

Tabla 60: documento de inicio del proyecto

Nombre del Proyecto			Colocar el Nombre a asignar al proyecto.
Descripción			Colocar una descripción simple del proyecto.
Motivo			Colocar la motivación por la cual se requiere realizar el proyecto.
Director o Encargado del Proyecto			Colocar el nombre de la persona responsable de la dirección del proyecto.

 

Interesados		Colocar las personas o grupos involucradas externos o internos con el proyecto.
Expectativas		Colocar lo que se busca obtener del proyecto.
Requisitos		Colocar lo necesario para que se pueda desarrollar el proyecto.
Entregables		Colocar lo que se considere deberá estar dentro del proyecto.
Suposiciones		Colocar las ideas que se asumen ya incluidas, o fijas dentro del proyecto.
Restricciones		Colocar las posibles limitaciones que se puedan presentar.
Ciclo de Vida		Colocar aquí las fases en la que se dividirá el proyecto.
Riesgos		Colocar aquí de una manera general los riesgos asociados al proyecto.

Fuente: Elaboración Propia

Junto a este documento, se deberá incluir el Contrato Firmado, o los acuerdos plasmados en un documento y firmado por las partes involucradas en el proyecto.

Este documento será la primera referencia, así como la oficialización del inicio del proyecto.

PASO 2: CONTROLAR LA CALIDAD DEL PROYECTO

3) Seleccionar una herramienta para el control de la calidad

Con la información brindada, se procederá a elegir una herramienta para el control de calidad.

Se recomienda comenzar con un Checklist (Tabla 56), con referencia en la tabla de la Línea Base creada, para poder identificar los cambios y el cumplimiento de los criterios de calidad elegidos.

Tabla 56: Checklist para el control de la calidad

				Cumplimiento
ID	Actividad	Criterios de Evaluación	Medidas Preventivas	SI	NO	Medidas Correctivas	Mejoras
1	Colocar las actividades	Especificación de la norma	Indicar los procedimientos		X	Si no se cumplen	Colocar
2	del EDT.	o requerimiento del cliente	o medidas que se	X		las medidas	mejoras del
3			adoptaran para prevenir	X		desarrollar método	proceso
4			los errores potenciales		X	para corregir falla	de la actividad
5
6
				(*)	Total

Fuente: Elaboración Propia

(*)  Se suman las medidas correctivas y las mejoras

De no cumplirse los niveles de calidad de la línea base. Ya sea por error en la ejecución, o un proceso defectuoso, se pueden registrar las medidas correctivas y mejoras, obteniendo también una base de datos.

El Control de Calidad deberá ser ejecutado según el nivel requerido para el cumplimiento de lo validado como línea base.

3.1) Protocolos

Este documento de control, deberá tener las reglas y procedimientos a respetar y realizar para lograr una buena ejecución de la actividad.

Al tener los vistos buenos de todas las partes involucradas de la actividad, se vuelve en un documento de aceptación del trabajo, Un ejemplo de Protocolo se muestra en la Tabla 57.

 

 

Tabla 57: Ejemplo de formato de protocolo

 

Fuente: Elaboración Propia

3.2) No Conformidades

En caso se encuentre alguna observación de calidad a los trabajos, se podrá utilizar el siguiente formato, para registrar el rechazo o corrección del trabajo.

Al tener los vistos buenos de todas las partes involucradas en el proyecto, se vuelve en un documento de aceptación de trabajos.

 

 

3.3) Punch List

El Punch List es un cuadro que ayuda a controlar los entregables del proyecto que ya han sido completados, así como tener un registro de cuales han sido observados y deberán corregirse para tu aceptación.

Se deben realizar recorridos con el cliente y contratista para levantar las observaciones de los entregables terminados.

La Tabla 58 es una lista de las observaciones del cliente al constructor para que se pueda declarar como aceptado y concluido el entregable.

Tabla 58: Ejemplo de Punch List

PUNCH LIST

Disciplina :

Contrato y Contratista :

Etapa y Proyecto

Fecha y Hora :

Preparado por :

02

Fecha

Responsable

RESTRICCION / OBSERVACION

Revisión:

Ítem

Área

Sub Área

Disciplina

Descripción / Deficiencia

Generación

Termino

Ejecución

Estado / V°B°

TOTAL

PENDIENTE

CERRADOS

Fuente: Elaboración Propia

 

3.4) Checklist (Lista de verificación)

Estas listas son un método rápido para el control del trabajo, en el cual se realiza un listado de actividades y el estado de cumplimiento o revisión de estos.

Su rapidez y facilidad de uso, la hacen un método simple de utilizar, pero se recomienda siempre organizar y codificar la información. Es importante conseguir la aprobación de este documento para que tenga valor oficial, La Tabla 59, muestra un ejemplo de Formato de lista de verificación (Checklist).

Tabla 59: Ejemplo de Checklist

Fuente: Elaboración Propia

PASO 1: DEFINIR LOS ESTANDARES DE CALIDAD

1) Determinar los errores potenciales, normas y medidas preventivas

Se procederá a identificar, guiados con el EDT, las posibles fallas  en cada una de las actividades del proyecto, complementándolo con los requisitos del cliente y las normas. Luego se registrarán los procedimientos y criterios a considerar para cada actividad en la Tabla 55

.Esta tabla se actualizará de existir cambios en el proyecto.

Tabla 55: Definir los estándares de calidad

ID	Actividad	Errores Potenciales	Condiciones necesarias	Criterios de Evaluación	Medidas Preventivas
1	Colocar las actividades	Identificar los riesgos	Definir normas	Especificación de la norma	Indicar los procedimientos
2	del EDT.	de calidad o fallas de	pertenecientes a la	o requerimiento del cliente	o medidas que se
3		la actividad.	actividad que		adoptaran para prevenir
4			deben cumplirse e		los errores potenciales
5			identificar las
6			expectativas del cliente
7			Con la actividad.

Fuente: Elaboración Propia

Se consideran las Condiciones necesarias (Normas) y criterios, como los requisitos necesarios a cumplir.

2) Validar la línea base de calidad

Del cuadro anterior se agruparán todas las normas y criterios identificados. Se elaborará un documento con la información Ingresada. Este documenta puede considerarse como el plan de calidad describiendo con mayor detalle las medidas preventivas, enfocándose en proporcionar al cliente la seguridad de que se cumplirán las condiciones necesarias o requerimientos.

Este se verificará en la ejecución, Se presentara en los informes semanales y retroalimentara con otros requerimientos que se agreguen en el transcurso del proyecto.

Esta tabla deberá ser actualizada de existir cambios en el alcance.

PASO 2: CONTROLAR RIESGOS

• Controlar riesgos

Con la Información de riesgos, se definirá cada cuanto tiempo se revisará la variación de los riesgos u oportunidades y se colocará la información en la Tabla 54. Se recomienda revisar mensualmente. Y de ser necesario, buscar nuevas acciones o estrategias respecto a estos.

Si a una actividad se le realizo el análisis cualitativo y cuantitativo, en el cuadro se deberá colocar los resultados de análisis cuantitativo.

 

 

 

 

Tabla 54: Control de riesgos

Id	Actividad	Categoría	Riego u oportunidad	Descripción del riesgo/oportunidad	Importancia	Análisis cualitativo o cuantitativo	Impacto	Probabilidad	Probabilidad x impacto o VME	Impacto	Probabilidad	Probabilidad x impacto o VME	Variación	Nueva acción a realizar
1	Colocar las actividades	ALCANCE	OPORTUNIDAD	Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra	Escala del 1 al 10	Cualitativo	1	10%	0.1	1	50%	0.5	INCREMENTÓ
2	del EDT.			expuesta.		Cuantitativo	5	S/.                                  500.00	2500	8	S/.                                     500.00	4000	INCREMENTÓ
3							7	30%	2.1	7	30%	2.1	SE MANTIENE
4							9	20.00	180	9	5.00	45	DISMINUYÓ

Fuente: Elaboración Propia

NOTA: Es recomendable que cuando se realice un contrato, se evalúen los riesgos de este.

PASO 1: IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS RIESGOS

1) Identificar los riesgos

De las actividades ordenadas según el EDT, se comenzará identificando los riesgos y categorizándolos según la restricción que causan en el proyecto (Alcance, Tiempo, etc.)

Luego se describen los riesgos potenciales detectado, al que se encuentran expuestos, tal como se muestra en la Tabla 47.

Estos riesgos deberán ser categorizados según su impacto y su probabilidad.

 

 

Tabla 47: Identificación de los riesgos

ID	Actividad	Categoría	Riego u Oportunidad	Descripción del Riesgo/Oportunidad
1	Colocar las actividades	ALCANCE	OPORTUNIDAD	Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra
2	del EDT.			Expuesta.
3
4

Fuente: Elaboración Propia

2) Hacer el análisis de riesgos

Para realizar el análisis uno puede realizarlo de dos formas: Cuantitativa o Cualitativamente.

La elección del tipo de análisis dependerá del tipo de proyecto o del usuario.

Es posible realizar ambos análisis para un proyecto, pero para realizar el análisis cuantitativo se necesita gran cantidad de información para desarrollar modelos adecuados, estos generalmente demandan disponibilidad de tiempo y presupuesto.

2.1) Hacer un análisis cualitativo de riesgos

El Impacto se medirá en una escala del 1-10, siendo 1 el riesgo más bajo y 10 el más alto. Los riesgos se dividen en riesgos positivos (oportunidades) o negativos (riesgos). En la tabla 48, se muestran valores para determinar el impacto según las diferentes restricciones del proyecto. Se podrá tomar de referencia la siguiente escala para la valoración.

Tabla 48: Escala de valores de Impacto/ Restricciones

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Una vez registrado el grado se procederá a identificar la probabilidad de ocurrencia, obteniendo la calificación del riesgo guiándose en la Tabla 49.

Tabla 49: Matriz de probabilidad de impacto

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Con la calificación del riesgo. Se procederá a decidir una estrategia de solución a este, La Tabla 50 muestra algunas de las estrategias que existen.

Tabla 50: Estrategias de solución

Estrategias de Solución
ACEPTACIÓN  PASIVA	No se realiza ninguna acción para afrontar el riesgo.	EXPLOTAR	Eliminar la incertidumbre, asegurando que la oportunidad se haga realidad.
ACEPTACIÓN ACTIVA	Se desarrolla un plan de acción que se ejecuta cuando ocurre el riesgo.	MEJORAR	Se busca aumentar la probabilidad y/o impactos positivos de la oportunidad.
MITIGAR	Se reduce la probabilidad de ocurrencia o impacto, a un umbral aceptable.	COMPARTIR	Asignar toda o parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor capacitado, en beneficio del proyecto.
TRANSFERIR	Se traslada el impacto y la responsabilidad hacia un tercero, sin eliminar el riesgo.	ACEPTAR	Estar dispuesto a aprovechar la oportunidad, sin buscarla de manera activa
EVITAR	Se usa para eliminar la amenaza, o proteger al proyecto del impacto del riesgo.

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Luego del análisis, se procede a volcar la información en la Tabla 51:

Tabla 51: Análisis de riesgos

ID	Actividad	Categoría	Riego u Oportunidad	Descripción del Riesgo/Oportunidad	Impacto	Prob.	Probabilidad x Impacto	Consecuencias	Estrategia de Solución	Acción a realizar
1	Colocar las actividades	ALCANCE	OPORTUNIDAD	Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra	1	10%	0.1	Las consecuencias que		Qué se realizará
2	del EDT.			Expuesta.	5	50%	2.5	desencadenarán del riesgo		para implementar
3					7	30%	2.1	oportunidad		la estrategia
4					9	40%	3.6

Fuente: Elaboración Propia

 

 

 

2.2) Hacer un análisis cuantitativo de riesgos

Con la misma estructura, se realizará un análisis cuantitativo de los riesgos. Para hallar la probabilidad se utilizarán información histórica de proyectos anteriores, esta información luego se ingresa en la Tabla 52.

Tabla 52: Análisis cuantitativo de riesgos

Impacto

Valor monetario Esperado

ID

Actividad

Categoría

Riego o Oportunidad

Descripción del Riesgo/Oportunidad

Probabilidad

Cronograma

Costo

Cronograma

Costo

Consecuencias

Estrategia de Solución

Acción a realizar

1

Colocar las actividades

ALCANCE

OPORTUNIDAD

Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra

0

0

0

Las consecuencias que

Qué se realizará para implementar

2

del EDT.

Expuesta.

0

0

0

desencadenaran del riesgo

la estrategia

3

0

0

0

oportunidad

Fuente: Elaboración Propia

• Priorizar los riesgos

Este paso es opcional, una vez realizada la matriz de riesgos se puede priorizar los riesgos más importantes, guíandose de la Tabla 53.

Tabla 53: Priorización de riesgos

ID	Actividad	Categoría	Riego u Oportunidad	Descripción del Riesgo/Oportunidad	Importancia
1	Colocar las actividades	ALCANCE	OPORTUNIDAD	Describir el Riesgo al que la actividad se encuentra	Escala del 1 al 10
2	del EDT.			expuesta.
3
4

Fuente: Elaboración Propia

 

 

PASO 2: CONTROLAR COSTOS ESTIMADOS

2) SELECCIONAR UN METODO DE CONTROL

2.1) Curva S

Con la información del Presupuestos y del cronograma, se elabora la Curva S, Para lo cual se suman los montos de las actividades a ejecutar según el cronograma. Obteniendo un Costo por periodo.

Una vez definida la unidad, se procederá a sumarla y agruparla por el periodo de tiempo elegido dentro del cronograma (semanas, días, horas) Luego dividirlo entre el total, para obtener un porcentaje programado. Para realizar el control, se colocará la información dentro de la Fila de Avance real tal como se muestra en la Tabla 40 pudiendo ser representado en una Curva “S” como la de la Figura 33.

 

 

Tabla 40: Avance acumulado real y programado

 

	Inicio	Periodo 1	Periodo 2	Periodo 3	Periodo 4	TOTAL
Avance Programado (S./)	S/.                                            –	S/. 1500.00	S/. 3,000.00	S/. 3,000.00	S/.1,000.00	S/.8,500.00
Avance Real (S./)	S/.                                            –	S/.1,000.00	S/. 1,500.00
Avance Programado (%)	0.00%	17.65%	35.29%	35.29%	11.76%
Avance Real (%)	0.00%	11.76%	17.65%	0.00%	0.00%
Avance Programado Acumulado	0.00%	17.65%	52.94%	88.24%	100.00%
Avance Real Acumulado	0.00%	11.76%	29.41%	29.41%	29.41%

Fuente: Elaboración Propia

Figura 33:            Ejemplo curva S

Fuente: Elaboración Propia

2.2) Método del Valor Ganado (EV)

Este Método permite medir el desempeño del proyecto. Integra las mediciones de Alcance, Costo y Cronograma. Trabaja con las siguientes variables, que se muestran en las Tablas 41,42 y 43,44 y la Figura 34:

Tabla 41: Valores de medición de desempeño

PV (Valor Planificado)	Costo Planificado del Trabajo Programado
EV (Valor Ganado)	Costo Planificado del Trabajo Realmente Ejecutado
AC (Costo Real)	Costo Real del Trabajo Realmente Ejecutado

Fuente: PMBOK5TA Edición

De estas variables se obtienen los siguientes indicadores:

Tabla 42: Indicadores del valor ganado

CV (Variación del Costo)	CV = EV – AC
SV (Variación del Cronograma)	SV = EV- PV
CPI (Desempeño del Costo)	CPI = EV / AC
SPI (Desempeño del Cronograma)	SPI = EV / PV

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Para obtener Proyecciones, se utilizan los siguientes indicadores.

Tabla 43: Indicadores de pronósticos de valor ganado

BAC (Costo al Termino)

EAC (Estimación al Termino)

ETC (Estimación para concluir el trabajo restante)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Figura 34:            Valor ganado en una fecha de corte

Fuente: PMBOK 5ta Edición

 

Tabla 44 :            Proyección con respecto al desempeño del proyecto

EAC=	AC + ETC
EAC=	AC + (BAC – EV)
EAC=	AC + (BAC – EV)/ CPI
EAC=	AC + (BAC – EV)/ (CPI X SPI)

Fuente: PMBOK 5ta Edición

Índice de desempeño del trabajo por completar

Es el cociente del trabajo restante dividido entre los fondos restantes

TCPI basado en BAC:            Cuando se estima que se puede recuperar la meta

TCPI=      (BAC-EV)/ (BAC-AC)

TCPI basado en el EAC: Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC

TCPI=      (BAC-EV)/ (EAC-AC)

2.3) Tabla de comparativo de los costos

Este cuadro compara el presupuesto CAPEX (Capacidad de gasto), el costo aprobado y los indicadores del valor ganado, agrupa los costos en el tiempo, y permite dar estimaciones globales del estado de los costos del proyecto. Es una herramienta ideal cuando se manejan varios contratos.El formato de la tabla de comparativo de costos para un proyecto es como el que se muestra en la Tabla 45.

Tabla 45: Costo comparativo

Código	Descripción del contrato	Presupuesto CAPEX
		Presupuesto Original	Cambios Aprobados	Presupuesto Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar presupuesto	De existir cambios	Es la suma del presupuesto
	del Contrato	inicial del contrato	en el periodo colocar	Actual y los cambios
Código	Descripción del contrato	Costo Aprobado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	Colocar costo	Colocar adicional o	Suma del acumulado previo
	del Contrato	ya contratado	deductivo aprobado	y actual
Código	Descripción del contrato	Valor Ganado
		Acumulado Previo	Actual	Acumulado Actual
Colocar codificación del proyecto	Características del contrato	Valor ganado anterior	Valor ganado del periodo	Suma del acumulado previo y Actual
Código	Descripción del contrato	Tendencia	Desviación potencial	Forecast To Complete
Colocar codificación del proyecto	Colocar características	La tendencia es un costo	La desviación potencial es	Es la suma de la tendencia
	del Contrato	estimado sin documentación	el costo documentado	y la desviación potencial
		escrita de variación	presentado al cliente para
			revisión

Fuente: Informes mensuales de obra, NCM

2.4) Tabla de control de egresos

Este cuadro se puede utilizar para proyectos más simples, o para  un control de costos diario o Semanal, solo es necesario detallar el gasto e ingreso, como un flujo de caja, del proyecto. El formato a utilizar deberá tener la información que muestra la Tabla 46.

 

 

 

Tabla 46: Control de egresos e ingresos

			EGRESOS		INGRESOS
CODIGO	FECHA	CATEGORÍA	MONTO	DESCRIPCIÓN	MONTO
Colocar aquí el código de EDT, RBS, o	Fecha de registro	MANO DE OBRA	S/.                           100.00	Describir gasto o ingreso
cualquier identificación que permita		INGRESO	S/.                           200.00		S/.                 2,000.00
integrarlo a las otras líneas base
TOTAL EGRESOS	S/.                                     300.00
TOTAL INGRESOS	S/.                                  2,000.00
MONTO A LA FECHA	S/.                                  1,700.00

Fuente: cuaderno de obra, construcción vivienda unifamiliar

PASO 1: DESARROLLAR UN PRESUPUESTO

1) Definir Costos de las Actividades

Este paso se realiza en paralelo con la estimación de recursos de las Actividades, perteneciente a la línea base para control del tiempo.

1.1) Asignar partidas necesarias para cada actividad

Con la información del EDT y las Actividades del Cronograma se procederá a detallar los costos necesarios para realizar la actividad, agrupándolas en partidas, tomando como referencia la Tabla 37. Dado que las partidas guardan relación con las actividades se podrá definir una actividad como partida y viceversa.

Tabla 37: Asignación de partidas para cada actividad

Nº	ID	Entregable	Partidas
1	1	Entregable 1
2	1.1	Paquete de Trabajo A
3	1.1.1	Actividad 1	Partida 1
4	1.1.2	Actividad 2	Partida 2
5	2	Entregable 2
6	2.1	Paquete de Trabajo B
7	2.1.1	Actividad 4	Partida 3 , Partida 1
8	2.1.2	Actividad 5	Partida 2
9	2.2	Paquete de Trabajo C
10	2.2.1	Actividad 6	Partida 4
11	2.2.2	Actividad 7	Partida 5

Fuente: Elaboración Propia

1.2) Generar una lista de partidas a utilizar para el proyecto

Una vez definidas las partidas se procederá a ordenarlas y definirlas, como se muestra en la Tabla 38.

Tabla 38: Lista de partidas

Nº	Descripción	Unidad	Especialidad	Tipo de Partida	Jornada Diaria	Rendimiento (un/h)
1	Partida 1	Se deberá colocar la unidad por	Se deberá colocar aquí	Se deberá colocar	Se deberá colocar	Colocar aquí el
2	Partida 2	que corresponde a la partida	una especialidad (Obras	si la partida es de	si corresponde	rendimiento de la
3	Partida 3		Civiles, Instalaciones, etc.)	mano de obra, equipos	el número de horas	partida
4	Partida 4			o de materiales	que dura la jornada
5	Partida 5				de trabajo
6	Partida 6

Fuente: Elaboración Propia

1.3) Detallar las partidas realizando el análisis de precio unitario

Detallar las partidas realizando el análisis de precio unitario

Con las partidas definidas se procede a crear el detalle de estas, realizando un análisis de precios unitarios de la partida, que quiere decir el costo por unidad.

Se recomienda tener una sola moneda para cada presupuesto, o en todo caso tener definida la tasa de cambio, en el contrato.

Existen muchas fuentes de precios unitarios referenciales para proyectos, se recomienda crear y tener su propia base de datos.

Este paso también se puede realizar en software especializado como: S10, etc.

1.4) Calcular las reservas de contingencias del proyecto

Figura 32:            Ejemplo de presupuesto y cálculo de contingencias

Fuente: Elaboración Propia

Las reservas de contingencias, se generan para cambios o eventos no planificados pero necesarios, que pueden identificarse en el análisis de riesgos.

Es importante tener identificadas las reservas de gestión y solicitar aprobación antes de utilizarlas en caso de un imprevisto, como se muestra en la Figura 32. Si bien las reservas de gestión no se incluyen dentro de la línea base de costo, pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto.

Estas reservas de gestión no deben de ser consideradas dentro de los cálculos de valor ganado.

1.5) Introducir la información al formato de presupuesto

Con la información calculada en los pasos anteriores se procede a elaborar el Presupuesto, tomando como referencia la Tabla 39.

 

Nº	ID (EDT)	Entregable	Unidad	Metrado	P.U.	Parcial	Total
1	1	Entregable 1	Colocar aquí la unidad de	Colocar aquí el metrado	Colocar aquí el precio	Esto es el calculo	S/.                 1,000.00
2	1.1	Paquete de Trabajo A	la partida	total de la partida	unitario de la partida	del producto del	S/.                 1,000.00
3	1.1.1	Actividad 1				metrado por el	S/.                           1,000.00
4	1.1.2	Actividad 2				P.Unitario	S/.                              500.00
5	2	Entregable 2					S/.                 3,500.00
6	2.1	Paquete de Trabajo B					S/.                   500.00
10	2.2	Paquete de Trabajo C					S/.                 2,000.00
15	2.3	Paquete de Trabajo D					S/.                 1,000.00
3	1.1.1	Actividad 3					S/.                              100.00
4	1.1.2	Actividad 4					S/.                              400.00
3	1.1.1	Actividad 5					S/.                              300.00
4	1.1.2	Actividad 6					S/.                              200.00
5	3	Entregable 3					S/.                 1,500.00
5	4	Entregable 4					S/.                 2,000.00

Este Presupuesto una vez aprobado se convertirá en la línea Base de Costos, deberá incluir también los análisis de precios unitarios. El presupuesto calculado representa solo los costos directos del proyecto, los gastos generales y utilidad no se incluyen para el control del proyecto.